INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A 

SOUHLAS SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Obchodní společnost 

123 Shared Mobility Czechia s.r.o.

IČO: 19997264

se sídlem Na strži 1702/65, Nusle, 140 00 Praha 4

zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 395284

e-mailová adresa: support@123-transporter.cz 

(dále též jako „správce“)

si tímto dovoluje informovat subjekty údajů o principech zpracování osobních údajů a některých právech subjektů údajů, které jim vyplývají z platné legislativy. Žádáme subjekty údajů, aby si tyto zásady zpracování osobních údajů pečlivě přečetly, neboť tyto zásady stanovují základ, podle kterého budeme zpracovávat osobní údaje, které od Vás jakožto subjektu údajů získáme nebo které nám poskytnete. Tyto zásady představují přehledný souhrn nejdůležitějších postupů, které správce uplatňuje k ochraně osobních údajů. V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se zpracování a ochrany Vašich osobních údajů kontaktujte správce na v záhlaví uvedených kontaktech.

Úvodní ustanovení 

Obchodní společnost 123 Shared Mobility Czechia s.r.o., IČO: 19997264, je ve smyslu ust. čl. 4 odst. 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen jako „GDPR“) správcem osobních údajů, který zavedl, dodržuje a pravidelně aktualizuje opatření, která mají za cíl zajistit maximální ochranu zpracovávaných osobních údajů. Osobní údaje uživatele jsou získávány dle údajů použitých v rámci registrace a užívání aplikace stažené do smartphonu s názvem 123 Transporter nebo na webovém rozhraní na internetové adrese www.123-transporter.cz. Správce osobních údajů se zavazuje, že bude veškeré osobní údaje zpracovávat v souladu s výše uvedenými právními předpisy.

Správce osobních údajů se zavazuje, že bude chránit a respektovat právo subjektů údajů na soukromí, neboť ochranu soukromí a osobních údajů považuje správce za svou prvořadou povinnost. Správce osobních údajů deklaruje, že s osobními údaji nakládá výhradně v souladu s platnou legislativou. 

Tyto zásady představují obecně platný dokument, kterým se správce zavazuje řídit při ochraně a zpracování osobních údajů fyzických osob jakožto subjektů údajů, které správce získal v souvislosti s jednáním o nájemní smlouvě a případným následným uzavřením nájemní smlouvy nebo v souvislosti s jakýmkoliv svobodným souhlasem subjektu údajů se zpracováním svých osobních údajů. 

Zásady zpracování osobních údajů 

Správce v souladu s čl. 5 GDPR odpovídá za to, že při zpracovávání osobních údajů dodržuje zásadu: 

• zákonnosti – povinnost určit pro každé zpracování osobních údajů právní titul,

• korektnosti a transparentnosti – povinnost správce zajistit subjektu údajů co největší informovanost o jeho osobních údajích zahrnující v sobě především transparentní komunikaci se subjektem údajů a otevřenost vůči subjektu údajů ve věci jeho osobních údajů. Povinnost správce užívat ke komunikaci se subjektem údajů týkající se jeho osobních údajů jednoduchých jazykových prostředků a povinnost podávat jasné, srozumitelné a přesné informace, 

• účelového omezení – povinnost správce zpracovávat osobní údaje jen pro určité, jasně vyjádřené a legitimní účely,

• minimalizace údajů – povinnost správce zpracovávat jen ty osobní údaje, které potřebuje pro plnění stanoveného účelu zpracování a jen v nutném rozsahu, 

• přesnosti – povinnost vést jen a zpracovávat jen aktuální a přesné osobní údaje a nepřesné údaje neprodleně vymazat nebo opravit,

• omezení uložení – povinnost uchovávat osobní údaje pouze pro nezbytně nutnou dobu pro účely zpracování,

• integrity a důvěrnosti – povinnost zpracovávat osobní údaje takovým způsobem, aby byla zachována jejich bezpečnost a nedošlo k jejich protiprávnímu či neoprávněnému zpracování nebo k jejich poškození, zničení či ztracení,

a je schopen dodržování těchto zásad doložit. 

Osobní údaje mohou být dále předávány třetím stranám za účelem reklamy a marketingu (např. provozovatelům sociálních sítí nebo poskytovatelům internetových reklam).

Práva subjektů údajů v souvislosti s ochranou osobních údajů

Subjekt údajů má právo kdykoliv se obrátit na správce, aby získal informace o procesu zpracování svých osobních údajů. 

Subjekt údajů má právo kdykoliv se obrátit na správce za účelem uplatnění níže uvedených práv: 

• právo na přístup k osobním údajům a právo žádat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a právo žádat kopii zpracovaných osobních údajů,

• právo na opravu v případě, že se subjekt údajů domnívá, že osobní údaje, které o něm správce vede, jsou nepřesné a právo na doplnění neúplných osobních údajů,

• právo na výmaz („právo být zapomenut“) osobních údajů bez zbytečného odkladu, pokud již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromážděny a zpracovávány, pokud subjekt údajů souhlas se zpracováním odvolal a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování nebo pokud osobní údaje byly zpracovány protiprávně,

• právo na omezení zpracování v případě, že subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit, zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítne výmaz takovýchto údajů, správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (např. v souvislosti s uplatněním nároku u soudu), nebo subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, přičemž není zřejmé, zda oprávněný zájem správce převažuje nad oprávněnými zájmy subjektu údajů,

• právo na přenositelnost osobních údajů, pokud subjekt údajů požádá správce, aby obdržel osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, které se ho týkají a jež poskytl správci,

• právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, včetně profilování, které subjekt údajů zpracovává z důvodu oprávněného zájmu. V případě, že subjekt vznese námitku proti zpracovávání osobních údajů pro účely přímého marketingu, nebudou osobní údaje pro tento účel nadále zpracovávány,

• právo na informace,

• právo odvolat souhlas v případě, že subjekt údajů poskytl souhlas se zpracováváním osobních údajů pro účely, které souhlas vyžadují. Právo odvolat souhlas v uvedeném případě má subjekt údajů kdykoliv. Odvolat souhlas lze učinit písemně e-mailem na adresu support@123-transporter.cz a/nebo poštou na adresu sídla správce, tj. na adresu Na strži 1702/65, Nusle, 140 00 Praha 4.

• právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým jest Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, pokud se subjekt údajů domnívá, že při zpracování osobních údajů došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů. 

Správce poskytne subjektu údajů na žádost podle čl. 15 až 22 GDPR informace o přijatých opatřeních, a to bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Správce informuje subjekt údajů o jakémkoliv takovém prodloužení do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad. Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, je-li to možné, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob.

Zpracování osobních údajů

Správce deklaruje, že zpracovává osobní údaje subjektů údajů, které jsou nezbytné k naplnění účelu nájemní smlouvy a ochraně oprávněných zájmů a nároků správce. 

Správce upozorňuje, že vedle zpracování osobních údajů na základě svobodného souhlasu subjektu údajů je oprávněn zpracovávat osobní údaje i bez souhlasu subjektu údajů v zákonem stanovených případech (např. při plnění povinností, které správci vyplývají z uzavřených nájemních smluv; pro splnění povinností, které ukládají zvláštní právní předpisy; pro zajištění ochrany práv a právem chráněných zájmů; pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu; v nezbytně nutném rozsahu z důvodu oprávněného zájmu správce pro účely zamezení podvodům, z důvodu ochrany proti škodám na počítačových systémech a systémech elektronických komunikacích). 

Správce shromažďuje a zpracovává údaje na základě svobodného souhlasu subjektu údajů, anebo v nezbytně nutném rozsahu, které správce získal v souvislosti s jednáním o nájemní smlouvě a případným následným uzavřením nájemní smlouvy či na základě jiného právního titulu. 

Správce zpracovává osobní údaje v rozsahu, který je nezbytný pro účely daného smluvního vztahu či jiného právního titulu a dále v rozsahu, který byl se subjektem údajů sjednán, a to především pro účely hodnocení spokojenosti zákazníku, zkvalitňování služeb, zasílání nabídek produktů a služeb, zasílání obchodních sděleních a newsletterů. 

Osobní údaje jsou shromažďovány, ukládány a používány po nezbytně nutnou dobu, nejméně však po dobu trvání smluvního vztahu či jiného právního titulu, po dobu, po kterou lze uplatňovat nároky ze smlouvy plynoucí u příslušného orgánu veřejné moci, po dobu nezbytně nutnou k ochraně práv a nároků správce, nebo po dobu, po kterou to správci ukládají právní předpisy, anebo do odvolání souhlasu, pokud údaje byly poskytnuty na základě souhlasu subjektu údajů a povinnost zpracovávat osobní údaje není správci dána právním předpisem. Údaje jsou zpracovávány zejména v souvislosti s obchodními transakcemi a za účelem péče o zákazníky, informování o novinkách, produktech a službách, zasílání vybraných obchodních sděleních a zjišťování názorů subjektu údajů, a to vše pro zlepšení péče o zákazníky, a dále pro splnění zákonných či smluvních povinností správce.

Správce nesděluje třetí straně osobní údaje vyjma případů v těchto zásadách uvedených. Správce je oprávněn sdílet osobní údaje subjektů údajů s třetí stranou za účelem informování o produktech a službách, má-li k tomu správce souhlas subjektu údajů, nebo vyžaduje-li to či povoluje-li to zákon. Správce je oprávněn sdílet osobní údaje subjektu údajů s třetí stranou s cílem, aby bylo zabráněno trestnému činu nebo došlo ke snížení možných rizik, pokud to vyžaduje zákon, nebo kde to správce považuje za vhodné, aby ochránil oprávněné zájmy, práva či majetek své či třetích osob. 

Osobní údaje správce shromažďuje, uchovává a zpracovává bezpečně, tak aby zůstaly v tajnosti a neměla k nim přístup žádná třetí neoprávněná osoba. Osobní údaje v listinné podobě správce zpracovává, uchovává a chrání ve svém sídle v uzamčené místnosti, ke které mají přístup pouze pověření zaměstnanci správce, kteří jsou vázáni mlčenlivostí. Osobní údaje v elektronické podobě jsou zpracovávány, uchovávány a chráněny hesly a firewally. Pokud je zpracování osobních údajů založené na souhlasu subjektu údajů nebo oprávněných zájmech a účelech správce, mohou být osobní údaje zpracovávány externími spolupracovníky a dodavateli, především externí advokátní kanceláří, externí účetní firmou či externí IT podporou. Subjekty, které spolupracují se správcem, jsou pečlivě vybírány na základě záruk, které zabezpečí technickou a organizační ochranu předávaných osobních údajů. 

Správce informuje subjekt osobních údajů, že všechna jeho vozidla jsou vybavena technologií umožňující přesně určit polohu vozidla. Během rezervace je subjekt oprávněn shromažďovat GPS souřadnice, ukládat je a zpracovávat. GPS souřadnice pronajatých vozidel se shromažďují každých 5 minut, kdy běží motor vozidla nebo po ujetí 1 000 metrů nebo v případě nastane-li některá z následujících situací: aktivace či deaktivace imobilizéru, dopravní nehoda a další. Účelem zpracování těchto osobních údajů je objasnění a prokázání porušení nájemní smlouvy nebo protiprávního jednání subjektu. Není-li důvod ke zpracování tímto způsobem nashromážděných dat, budou GPS data vymazána nejpozději do 28 dnů po jejich sběru. Existuje-li důvod pro uchování těchto dat, správce uchovává GPS data po dobu nezbytně nutnou k dosažení účelu zpracování.

Příjemci osobních údajů, kteří mají k těmto osobním údajům přístup, jsou zaměstnanci správce a oprávnění zástupci správce, subdodavatelé správce (zejména poskytovatelé IT služeb pro účely hostingu, údržby nebo vývoje), servisní společnosti, reklamní a marketingové agentury vč. sociálních sítí.

Osobní údaje jsou archivovány dle zákonných lhůt. Správce má nastavena přísná vnitřní pravidla, která prověřují zákonnost držení osobních údajů zaručující, že osobní údaje nejsou správcem drženy déle než je oprávněn. Správce je povinen provádět výmaz příslušných osobních údajů po ztrátě zákonného důvodu k jejich uchovávání. 

Souhlas se zpracováním osobních údajů

Subjekt údajů uděluje správci v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů a v souladu s GDPR svůj dobrovolný souhlas se zpracováním osobních údajů správcem, a to zejména, nikoli však výlučně, údajů uvedených v rámci registrace do aplikace stažené do smartphonu s názvem 123 Transporter resp. v rámci webového rozhraní na internetové adrese www.123-transporter.cz vč. následných změn a údajů v souvislosti s užíváním této aplikace resp. webového rozhraní a v souvislosti s využíváním služeb poskytovaných správcem. Subjekt údajů současně bere na vědomí, že mezi tyto osobní údaje současně patří i osobní údaje o každém dalším řidiči uvedeném v nájemní smlouvě. Demonstrativní výčet těchto osobních údajů je následující:

• URL adresa navštívených webových stránek,

• URL adresa dříve navštívené webové stránky (URL referrer),

• prohlížeč a verze prohlížeče,

• použitý operační systém,

• název hostitele a IP adresa zařízení, ze kterého se k němu přistupuje,

• datum a čas,

• jméno, příjmení, adresa,

• údaje o rezervaci (objednané vozidlo, objednané doplňkové služby, období, místo atp.),

• kontaktní údaje subjektu údajů (telefonní číslo, e-mailová adresa),

• osobní údaje v rámci řidičského oprávnění (jméno, příjmení, adresa, ID řidiče, datum a místo narození, číslo a datum a místo vydání řidičského oprávnění, datum vypršení platnosti řidičského oprávnění, fotografie a další).

Osobní údaje budou zpracovávány v souvislosti s uzavřenými rezervacemi a za účelem péče o zákazníky, informování o novinkách, produktech a službách, zasílání vybraných obchodních sdělení a zjišťování názorů subjektu údajů, a to vše pro zlepšení péče o zákazníky. Správce zpracovává příslušné osobní údaje subjektu rovněž za následujícími účely:

• zajištění bezproblémového připojení k webu

• hodnocení bezpečnosti a stability systému

• analýza neoprávněného přístupu nebo pokusu o přístup do aplikace stažené do smartphonu s názvem 123 Transporter resp. webového rozhraní na internetové adrese www.123-transporter.cz 

• potvrzení, změna nebo zrušení rezervace (objednávky)

• správa daňových dokladů (faktur)

• komunikace se subjektem ohledně provedené rezervace a pronájmu

• správa rezervací

• správa plateb a faktur

• vymáhání případných pohledávek a náhrad škod a jejich správa

• sjednání a správa pojištění

• ověření totožnosti subjektu přes řidičský průkaz (případně ověření totožnosti dalšího řidiče v rámci provedené objednávky přes jeho řidičský průkaz).

Subjekt údajů bere na vědomí, že osobní údaje budou chráněny jakožto veřejně nepřístupné údaje a zabezpečeny přístupovými hesly a firewally. Osobní údaje budou zpracovávány v souladu se zásadami zpracování osobních údajů uvedených výše.

Subjekt údajů dále souhlasí se zasíláním obchodních sdělení a newsletterů e-mailem od správce. Subjekt bere na vědomí, že tento svůj souhlas je oprávněn kdykoliv odvolat. V případě odvolání tohoto souhlasu bere subjekt současně na vědomí, že po odvolání svého souhlasu nebude dále dostávat žádná obchodní sdělení a newslettery prostřednictvím e-mailu od správce.

Subjekt údajů výslovně stvrzuje, že si tento dokument pečlivě prostudoval a že mu byl předán ze strany správce k dispozici, plně mu porozuměl, je pro něj transparentní a od správce nežádá dalších vysvětlení či poučení, přičemž se zněním tohoto dokumentu zcela a bezvýhradně souhlasí. Subjekt údajů uděluje veškeré souhlasy uvedené v této části, tedy zejména souhlasí s ochranou a zpracováním svých osobních údajů správcem a se zasíláním obchodních sdělení a newsletteru e-mailem od správce, a to zaškrtnutím příslušného políčka „souhlasím se zpracováním osobních údajů“ v rámci registrace do aplikace stažené do smartphonu s názvem 123 Transporter resp. v rámci webového rozhraní na internetové adrese www.123-transporter.cz.

Závěrečná ustanovení

Tyto zásady nabývají účinnosti dne 4. března 2024 a vydávají se na dobu neurčitou. 

Správce je oprávněn kdykoliv provádět změny tohoto dokumentu bez souhlasu subjektu údajů. Aktuální znění tohoto dokumentu je k nahlédnutí na internetové adrese www.123-transporter.cz.